Informatie over ROM en de ROM-portal

LVVP ROM portal

Tot op heden kunt u als vrijgevestigde ggz-professional nog geen ROM-data aanleveren bij de Stichting Benchmark GGZ (SBG). Dat gaat veranderen: door diverse ontwikkelingen wordt aanlevering van ROM-data vanaf 1 oktober 2016 mogelijk via een centrale infrastructuur.

 

Op deze pagina vindt u meer informatie over het aanleveren van ROM-data via de centrale infrastructuur aan SBG en informatie over de ROM-portal. Als u na het lezen van deze pagina nog vragen heeft, dan kunt u een vraag stellen via het klantportaal, dat per 1 juli 2016 geopend is. De virtuele assistent – Isa – beantwoordt uw vragen. Mocht Isa uw vraag niet volledig kunnen beantwoorden, dan is de servicedesk telefonisch via 088-3450320 of via de chat bereikbaar. Op de website van Stichting Vrijgevestigden ROMmen (SVR) vindt u informatie over deze stichting die het aanleveren van ROM-data voor vrijgevestigde zorgaanbieders mogelijk maakt.

 

Wat u kunt verwachten - de tijdlijn

  • 1 juli 2016 -  informatie

Het klantenportaal met servicedesk is open: klantportaal. Hier kunt u terecht met alle ‘hoe-vragen’ over bijvoorbeeld contractering met de Trusted Third Party (TTP) en SBG, meetinstrumenten, datasets en andere zaken benodigd voor aanlevering van uw ROM-data. Naast een contract met SBG moet u ook een contract afsluiten met de zogenaamde ‘aanleverstraat’ ofwel TTP, aangezien deze partij de ROM-data ontvangt, indien nodig koppelt en doorstuurt naar SBG.

  • 1 augustus 2016 - registratie

U kunt zich in het klantenportaal registeren voor aanlevering van gegevens en de bijbehorende contractering met de TTP en SBG in orde maken voor het veilig doorleveren van uw ROM-data. Hiermee is uw aanlevering in orde.

  • 1 oktober 2016 - start aanlevering ROM-data

Uw ROM-data worden door uw epd/ROM-leverancier aangeleverd. Het vierde kwartaal wordt gebruikt als proefperiode voor aanlevering van gegevens en het testen van de infrastructuur en koppeling. Voor zover bekend zijn alle relevante leveranciers benaderd en geïnformeerd. In juni wordt er een lijst gepubliceerd van de leveranciers die kunnen aanleveren. Over hoe er wordt aangeleverd, volgt later nadere informatie.

  • 1 januari 2017 - Start verplichte aanlevering ROM-data

Vanaf dit moment is de aanlevering verplicht en dienen alle vrijgevestigden de juiste data aan te leveren om te kunnen benchmarken. In de loop van 2017 komen de benchmarkrapportages op basis van de aangeleverde data beschikbaar. De intensiteit waarmee u moet ROM’en ofwel de ROM-responspercentages worden nog bekendgemaakt.

 

Wat kunt u nu al doen?

Mocht u nog niet in het bezit zijn van een ROM-pakket en op dit moment nog geen ROM-data digitaal verzamelen, begin daar dan spoedig mee. U dient ook gb-ggz-prestaties en/of dbc’s digitaal te registreren in praktijksoftware/EPD-software. Als u deze gegevens digitaal verzamelt, hoeft u nu nog niets te doen. Vanaf 1 augustus 2016 kunt u zich registreren in het klantenportaal voor aanlevering aan de centrale infrastructuur. Dit is de eerste concrete activiteit die u kunt ondernemen.

 

Nadat u zich (vanaf 1 aug. 2016) hebt ingeschreven in het klantenportaal, gaan softwareleveranciers, vanaf 1 oktober 2016, gefaseerd uw ROM-data aanleveren. Om te zorgen dat dit voor u mogelijk is, dient u zelf alvast een aantal zaken op orde te hebben. Doe de check om te zien hoe goed u bent voorbereid op het digitaal ROMmen.


Deze ROM- en EPD-leveranciers zijn geïnformeerd over de aan te leveren gegevens en de manier om een koppeling te maken met de centrale infrastructuur. Uw softwareleverancier informeert u over de termijn waarop aanlevering aan SBG voor u mogelijk wordt gemaakt. U hoeft dus geen contact op te nemen met uw leverancier. U wordt benaderd. Staat uw leverancier niet op de lijst? Laat hen contact opnemen via svr-leveranciers@infinitcare.com.

 

Aanleverplicht ROM-data

Vanaf 1 januari 2017 is iedere ggz-aanbieder –al dan niet gecontracteerd- op grond van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) verplicht om voor ggz aan volwassenen (binnen de Zorgverzekeringswet) ROM-data aan te leveren bij SBG. Instellingen doen dat reeds. Voor u als vrijgevestigde ggz-professional is dat op dit moment niet mogelijk, omdat een deel van de infrastructuur daarvoor ontbreekt. Momenteel worden de eerste stappen gezet om die infrastructuur te realiseren. Deze wordt georganiseerd en gefinancierd door de Stichting Vrijgevestigden ROMmen (SVR).

Vanaf 1 oktober 2016 kunt u uw ROM-data via deze infrastructuur aanleveren aan SBG. Wij adviseren u om daadwerkelijk per 1 oktober te starten, zodat u zeker weet dat u op 1 januari 2017 alles op orde hebt.

 

De verplichting geldt niet voor behandelaren van cliënten en patiënten jonger dan 18 jaar. Het kan zijn dat gemeentes in hun contracten bepaalde eisen over ROM stellen. Aangezien dit per gemeente verschilt worden deze eisen hier niet vermeld.

 

De te behalen ROM responsepercentages

Volgens landelijke afspraken moeten in 2017 van tenminste 15% van de afgesloten behandelingen zowel een ROM voor- als nameting worden aangeleverd. Dat percentage loopt op naar 50% in 2020. Er hoeven geen ROM data met terugwerkende kracht over voorgaande jaren worden aangeleverd. De responsepercentages gelden over alle behandelingen (gb-ggz en g-ggz) die in 2017 worden afgesloten. Dat kunnen dus ook behandelingen zijn die al in 2016 zijn gestart.

 

De volgende afspraken zijn gemaakt ten aanzien van de te behalen ROM responsepercentages voor vrijgevestigden:

 

  • 2017                  15%
  • 2018                  25%
  • 2019                  40%
  • 2020                  50%

 

De juiste ROM instrumenten

Lees hier welke meetinstrumenten correct zijn voor centrale aanlevering van ROM data. Per 1 juli 2016 worden alleen nog OQ-45-SD (dit is een subschaal van de OQ45- de complete OQ-45 moet ingevuld worden), BSI en SQ-48 als juiste meetinstrumenten voor de ROM in de volwassen GGZ geaccepteerd. Op deze pagina vindt u meer informatie, onder andere over de overgangstermijn.
U moet de gegevens van één van de verplichte vragenlijsten bij SBG aanleveren. Naast deze verplichte ROM-instrumenten voor SBG, mag u ook andere (ROM) vragenlijsten gebruiken, zoals bijvoorbeeld de ORS en SRS. Deze gegevens worden dus niet naar SBG gestuurd.

 

Indien u jongeren tot en met 17 jaar in behandeling heeft, kunt u deze ROM’en met een meetinstrument naar keuze. Deze gegevens worden niet meegenomen in de data-aanlevering aan SBG.

 

ROM is een verplichting vanaf 2017

Iedere zorgaanbieder, die patiënten vanaf 18 jaar behandelt, dient vanaf 1 januari 2017 een overeenkomst te hebben met SBG om ROM-data aan te leveren. Dat staat expliciet vermeld in het verplichte kwaliteitsstatuut, omschreven in sectie B.  Per 1 augustus 2016 kunt u deze overeenkomst voor aanlevering aanvragen, in het klantportaal van Stichting Vrijgevestigde ROMmen.

                 

Geen declaratie zonder ROM vanaf 2018

Vanaf 1 januari 2018 is er geen declaratie meer mogelijk als u geen overeenkomst heeft met SBG om ROM-data aan te leveren. Wij zullen u nader informeren, zodra hier meer over bekend is.

 

Waarom ROM

Zicht op kwaliteit en transparantie van zorg staan hoog op de politieke agenda. Ook de LVVP vindt dit van belang en streeft naar kwalitatief verantwoorde zorg: wij staan achter een verantwoord en geïntegreerd gebruik van ROM in de behandeling van patiënten. We zijn daarbij van mening dat ROM allereerst moet worden ingezet voor en door de zorgaanbieder zelf, met als doel om de (kwaliteit van de) behandeling in samenspraak met de patiënt te verbeteren of bij te stellen. Immers, kwaliteit van zorg gaat over meer dan een platte vergelijking van een deltatoets tussen een begin- en eindmeting. In de ggz is iedere patiënt anders en het is logisch te verwachten dat sommige patiënten niet verbeteren op klachtenniveau, maar wel baat kunnen hebben bij begeleiding.

 

Benchmark van ROM-data biedt kansen

Een benchmark van ROM-data van vrijgevestigde ggz-professionals biedt kansen, omdat die naar verwachting een gunstig beeld zal schetsen van de behandelresultaten in de vrijgevestigde setting. En om ervoor te zorgen dat deze benchmark voor met name de vrijgevestigde zorgaanbieder zorgvuldig gaat plaatsvinden, claimt de LVVP haar recht op een bestuurszetel binnen SBG.

 

Vergelijk uw benchmarkgegevens met uw intervisiegenoten

Met de ROM-data, die door alle vrijgevestigde ggz-professionals centraal aangeleverd gaan worden bij SBG, kunt u zelf gaan benchmarken. De data leveren informatie die u kan helpen om onderlinge vergelijkingen met collega’s te maken. Hiermee hebt u de mogelijkheid om, onder meer met behulp van intervisiegroepen, sturing op kwaliteit te initiëren. Zo is het mogelijk om uw intervisiegroep als lerende omgeving te benutten door uw benchmarkgegevens te vergelijken met uw intervisiegenoten en met elkaar te bespreken waarom de data verschillen en hoe u ROM in uw behandelingen kunt gebruiken.

  

Wie kan mijn gegevens inzien?

Medio 2017 kunt u rapportages inzien bij SBG in de Benchmark Rapportage Module (BRaM). De gegevens zijn niet naar individuele patiënten te herleiden. Alle data worden op geaggregeerd weergegeven in der rapportages. Standaard ziet u hierin:

  • uw eigen ROM-data die u heeft aangeleverd;
  • landelijke ROM-data;
  • ROM-data van uw cluster: per postcodegebied worden behandelaren in clusters ingedeeld, meer informatie hierover volgt.  

 

De zorgverzekeraar heeft geen inzicht in uw individuele ROM-data. De zorgverzekeraar kan well uw individuele ROM-responsepercentages inzien en resultaten op geaggregeerd cluster- en landelijk niveau. Uw individuele scores zijn overigens niet zichtbaar voor andere zorgaanbieders.

 

Aanlevering ROM-gegevens niet meer via DIS
De NZa en VWS hebben besloten dat het DBC-Informatiesysteem (DIS) definitief geen ROM-gegevens over de ggz gaat verwerken. Oorspronkelijk was het idee dat de NZa als beheerder van het DIS de ROM-gegevens in de nieuwe publieke setting aan SBG kon doorleveren. Dit doorleveren is echter een private taak, terwijl het DIS door het samengaan met de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) een publieke functie heeft gekregen. Voor het doorleveren was de DIS-dataset in 2014 uitgebreid met ROM-gegevens. Het aanleveren was overigens niet verplicht.

 

Per 1 januari 2017 gaat de NZa het aanleveren van ROM-gegevens aan het DIS technisch niet meer mogelijk maken en de in haar bezit zijnde ROM-gegevens vernietigen. De NZa adviseert om zo snel mogelijk te stoppen met de aanlevering van ROM-gegevens aan het DIS. Dit is alleen van toepassing als u via uw praktijksoftware al ROM-gegevens bij DIS aanlevert. Dit is veelal praktijksoftware waarmee u én DIS-gegevens én ROM-gegevens registreert en aanlevert bij DIS. De LVVP ROM-portal levert bijvoorbeeld momenteel nog geen ROM-gegevens bij DIS aan voor vrijgevestigden (de LVVP ROM-portal kan wel ROM-data voor instellingen aanleveren bij SBG).

De verplichting tot het aanleveren van de dbc (g-ggz)- en productgegevens van de gb-ggz aan het DIS blijft bestaan, maar het leveren van ROM-gegevens gaat dus via een andere weg lopen.

 

De LVVP ROM-portal

De LVVP ROM-portal wordt door Reflectum beheerd. Om gebruik te maken van de portal moet u een licentieovereenkomst met Reflectum afsluiten. Als u informatie zoekt over de LVVP ROM-portal zoals tarieven, vragenlijsten, training, etc. klik dan in het linkermenu op het woord bestellen/training. U wordt doorgeleid naar de website van Reflectum voor informatie. Hieronder vindt u ook beknopte informatie over de vragenlijsten LVVP ROM-protocol, privacy/beveiliging van de data en wat gebeurt er met de data in de LVVP ROM-portal.

 
De LVVP financierde de LVVP ROM-portal mee van 2011 t/m 2015. Inmiddels heeft de markt zich verder ontwikkeld en zijn er meerdere ROM-leveranciers beschikbaar. Door het grotere aanbod kunnen leden zelf een ROM-leverancier kiezen. In onderstaande download van het overzicht praktijksoftware en ROM-software leveranciers vindt u meer informatie over de verschillende ROM-leveranciers.

 

Welke vragenlijsten worden aangeboden in de LVVP-portal?
Alle pakketten zijn inclusief het onbeperkte gebruik van de onderstaande vragenlijsten.

Domein Volwassenen: verkorte CQ-I ambulante zorg , OQ 45, FIT (ORS/SRS), Core-34, Core-5, Core-10

Domein Kind & Jeugd: SPsy 12-18 Kind, SPsy 12-18 Ouders, SPsy 4-11, GGZ Thermometer

Domein Ouderen: HoNOS 65+, GDS

De LVVP ROM-portal heeft een rijke bibliotheek van meer dan 200 vragenlijsten. Afhankelijk van het type vragenlijst zijn hier eventuele auteursrechten aan verbonden van de betreffende uitgever. Een actueel overzicht van deze vragenlijsten vindt u op www.reflectum.nl/vragenlijsten.
 

ROM-protocol

Het LVVP ROM-protocol houdt in dat leden wordt gevraagd om bij elke patiënt de afweging te maken of ROM een toegevoegde waarde heeft voor de behandeling en schrijft voor ROM toe te passen waar mogelijk. Daarnaast wordt leden gevraagd zich te houden aan drie verplichte meetmomenten, namelijk:

  • begin- ofwel voormeting: deze wordt afgenomen omstreeks de intake;
  • tussenmeting: deze wordt afgenomen tijdens de behandelevaluatie(s) en voor de g-ggz de één na laatste therapiesessie van een DBC-traject van een jaar, mits er een vervolg-DBC wordt geopend;
  • eind- of nameting: deze wordt afgenomen tijdens de één na laatste therapiesessie. Voor de gb-ggz is dit de één na laatste therapiesessie van een prestatie en voor de g-ggz de één na laatste therapiesessie van een zorgtraject (hierna komt geen vervolg-DBC meer). Zie ook de LVVP kwaliteitscriteria voor de meest actuele richtlijnen voor het gebruik van ROM.

Daarnaast heeft ROM alleen toegevoegde waarde als de behandelaar de resultaten van de ROM-meting met de patiënt bespreekt ter ondersteuning van de behandeling. Daarbij  betrekt de behandelaar de ROM-resultaten in de bespreking van casussen in intervisie.
 

Hoe zit het met de privacy/beveiliging van de data in de LVVP ROM-portal? 
De ROM-portal van de LVVP is een gebruiksvriendelijk platform, dat is beveiligd via authenticatie en autorisatie. Alle door de LVVP-leden ingevoerde data worden versleuteld, de verzamelde gegevens zijn hierdoor niet meer te herleiden naar individuele cliënten, noch naar de hulpverleners. Het BSN-nummer is een verplicht veld, omdat deze -in tegenstelling tot de naam- veilig te versleutelen is. Daarbij is het BSN noodzakelijk om in de toekomst eventueel een koppeling te kunnen maken met andere databestanden, zodat we daarmee een taal voor kwaliteit kunnen ontwikkelen.
Voor de beveiliging van de portal en de data wordt de NEN-7510 norm (informatie beveiliging in de zorg) gevolgd.

 

Wat gebeurt er met de data in de portal?
De aanbieder van de data –de therapeut- is en blijft de eigenaar van de data. Dit geldt ook voor de uitkomsten van de metingen. De therapeut kan beveiligd inloggen in het systeem, de informatie per cliënt in diverse rapportages (o.a. grafieken) bekijken en tevens totaaloverzichten opvragen over bijvoorbeeld de in behandeling zijnde cliënten.
Om een taal voor kwaliteit te ontwikkelen, is vergelijking van geanonimiseerde data nodig. Door het tekenen van de licentieovereenkomst met Reflectum geeft u toestemming dat de LVVP uw data anoniem mag gebruiken voor (wetenschappelijk) onderzoek.