Tips voor het gebruik van AI verslagtools

Vraag bij elke sessie toestemming aan je patiënten voor het gebruik van een verslagtool. Doe dit meteen bij de start van het gesprek. Noteer de gegeven toestemming in het dossier van de patiënt. De patiënt heeft het recht om op elk moment de gegeven toestemming in te trekken. Wil een patiënt niet dat je een verslagtool gebruikt? Gebruik de tool dan niet.

Bij sommige AI verslagtools worden de audio opname en/of het transcript/verslag (tijdelijk) opgeslagen/bewaard in de cloud of lokaal op het apparaat. De voorkeur gaat uit naar tools waarbij de audio dan wel het transcript/het verslag niet worden opgeslagen bij de provider. Dan bestaat namelijk daar ook geen veiligheidsrisico. En je hoeft dan verder ook niets te regelen.

Wordt er wel iets bij de provider opgeslagen, dan heeft dat zeker wel consequenties! Je moet dan namelijk een data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren. Dat moet de verwerkingsverantwoordelijke doen, de zorgaanbieder dus. Ook moet je in dat geval technische en organisatorische afspraken maken met de provider om de risico’s zoveel mogelijk te beperken (over het gebruik van de clouddienst). Het gebruik van een clouddienst buiten de EU is sowieso af te raden.

Het is volgens de door ons geraadpleegde jurist nog niet duidelijk of opgeslagen audiobestanden en/of het transcript tot het medisch dossier behoren. We gaan er vooralsnog vanuit dat deze gegevens wel tot het medisch dossier behoren. Op dat dossier kan de patiënt bepaalde rechten uitoefenen, zoals het recht op een (al dan niet elektronische) kopie en het recht op vernietiging. Dan moet worden geregeld met de provider dat deze rechten waar kunnen worden gemaakt. Zoals je weet, moet een medisch dossier in principe twintig jaar worden bewaard, gerekend vanaf de laatste wijziging, en daarna worden vernietigd door de zorgaanbieder. Dat betekent dat de gegevens in de cloud ook moeten worden vernietigd. Dit moet met de provider worden ingeregeld. Check daarom of de audio, het transcript en het gegenereerde verslag meteen vernietigd worden als je de verslagtool weer sluit; kopieer wel eerst het verslag naar je epd. Controleer altijd het verslag voordat je het in het epd opslaat! Zie ook hieronder.

Conclusie: kies vooral een tool waarbij zowel de audio als het transcript en het op basis daarvan gegenereerde verslag niet worden opgeslagen. Dat voorkomt een hoop gedoe. De tool Sessieverslag waarmee de LVVP afspraken heeft gemaakt, voldoet hieraan.

Een laatste tip: zorg er te allen tijde voor dat je de gespreksverslagen die je door AI laat genereren, zelf controleert en waar nodig aanpast voordat je ze in het dossier opslaat! Let op dat niet onbedoeld tekstpassages blijven staan die je niet in het verslag wil opnemen. Wees je er ook van bewust dat een zinsnede soms een bepaalde suggestie kan wekken die niet werd bedoeld. Je bent en blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud van je dossier en je kunt je niet verschuilen achter een verslagtool.

Kijk voor meer informatie in de nieuwe Checklist van de LVVP (dd. april 2026).

Afbeelding: AS_Photography via Pixabay