Aan welke eisen moet de verwijsbrief voldoen?

Datum verwijsbrief
U mag pas starten met het zorgtraject als er een verwijzing is. De verwijsbrief moet dus bij de startdatum, dat is over het algemeen het eerste consult, aanwezig zijn; antidateren van de verwijsbrief is niet toegestaan.

Geldigheidsduur verwijsbrief
De verwijzing heeft een geldigheidsduur van 9 maanden, gerekend vanaf de datum die op de verwijzing staat tot het moment van aanmelden. Dit om te voorkomen dat de situatie van de patiënt tussentijds verandert. Tussen de datum op de verwijzing en de aanmelding van patiënt bij zorgaanbieder mag dus niet meer dan 9 maanden tijd zitten. Het gaat hier dus om de datum waarop de patiënt bij u bekend wordt en u de verwijzing ontvangt en verwerkt. Als het, bijvoorbeeld door een wachtlijst, meer dan 9 maanden duurt voordat de patiënt een intake krijgt, is er géén nieuwe verwijzing nodig. U bent zelf verantwoordelijk voor het vastleggen van de aanmelddatum voor een eventuele controle.

Welke informatie moet op de verwijsbrief staan?
De verwijsbrief van de huisarts moet voldoen aan de NHG-richtlijn informatie-uitwisseling huisarts-ggz. Deze richtlijn dateert van 2017 en is niet gewijzigd met de invoering van het zorgprestatiemodel. De papieren verwijsbrief dient opgemaakt te zijn volgens de zogenaamde ‘envelop’ van de NHG.

Op de verwijsbrief moet in ieder geval staan:

• de datum van afgifte
• de agb-code van de verwijzer (en indien afwijkend van verwijzer: naam contactpersoon, specialisme en telefoon) – NB: in geval van waarneming volstaat de agb-code van de praktijk, een persoonlijke agb-code is dan niet verplicht;
• dat er sprake is van een (vermoeden van een) dsm-stoornis; een dsm-code hoeft niet, maar mag wel;
• het echelon: wordt er verwezen naar de gb-ggz of naar de g-ggz;
• of het al dan niet gaat om een heraanmelding voor ggz.*

* Gaat het om een heraanmelding binnen een jaar na het afsluiten van het voorgaande zorgtraject en betreft het een terugval/recidive? Dan is geen nieuwe verwijzing nodig. Betreft het een nieuwe zorgvraag of is het langer dan 365 dagen geleden dat u de patiënt in behandeling had, dan is wel een nieuwe verwijsbrief noodzakelijk. Dit kunt u nalezen in de factsheet zorgtrajectnummer:

“Was het zorgtrajectnummer van de patiënt vanwege het einde van de behandeling afgesloten? Dan wordt een nieuw zorgtrajectnummer geopend als de patiënt daarna weer terugkomt. Behalve als het gaat om terugval of recidive binnen een jaar na de laatste zorgprestatie. Dan moet het ‘oude’ zorgtrajectnummer opnieuw worden gebruikt. Als de patiënt een nieuwe verwijzing heeft, is dat een belangrijke indicatie dat het niet gaat om terugval of recidive en dat er dus een nieuw zorgtrajectnummer moet worden geopend.”

Wat als de verwijsbrief niet klopt of niet volledig is?
Is de verwijsbrief niet volledig ingevuld of bevat deze fouten? Zoals bijvoorbeeld het ontbreken van het echelon waarnaar verwezen wordt of het vermoeden van een dsm-stoornis? Vraag dan schriftelijk (papier of digitaal) de ontbrekende informatie op. U kunt wel starten met de behandeling. Een afschrift van dit schrijven bewaart u in het dossier van de patiënt. Hiermee heeft u alles gedaan wat in uw macht ligt om de verwijzing volledig te maken en kan die worden beschouwd als zijnde een volledige verwijzing. Ook als dus geen reactie is ontvangen van de verwijzer, kan een behandeling gedeclareerd worden.

In de verwijsafspraken staat hierover het volgende:

“Bij onvolledige verwijzing (lees: niet overeenkomend met de NHG‐richtlijn “informatie‐uitwisseling huisarts-GGZ”) geldt voor de aanbieder een inspanningsverplichting om bij de verwijzer de juiste informatie op te halen. Dit moet aantoonbaar zijn in het dossier. Er kan wel worden gestart met de behandeling. Wanneer op een verwijzing niet is aangegeven of wordt verwezen naar de Generalistische Basis-GGZ of naar de Gespecialiseerde GGZ, maakt de zorgaanbieder hierin zelf de keus en informeert hij de verwijzer hierover in de jaarlijkse beloopsbrief.”

Let op: alleen als de patiënt hiervoor toestemming geeft, mag melden aan de huisarts. Noteer de gegeven toestemming in het dossier. Voor zowel de doorverwijzing zelf als de melding aan de huisarts geldt, dat u deze in het patiëntendossier moet opnemen.

Zelf doorverwijzen, hoe werkt dat?
Behandelt u binnen de gb-ggz en blijkt dat de patiënt behandeld dient te worden in de g-ggz of vice versa? Dan kunt u zelf doorverwijzen. De huisarts hoeft dus geen nieuwe verwijsbrief te maken.

In de nieuwe verwijsafspraken ggz staat hierover het volgende:

Uitsluitend de volgende routes worden erkend als doorverwijzing:

• Cliënt komt uit justitieel traject (Forensische Zorg)
• Cliënt is in behandeling bij de aanbieder en zet behandeling direct voort na het beëindigen van de Wlz‐indicatie. de Wlz-indicatie wordt gezien als verwijzing
• Cliënt komt uit de Jeugdwet
• Vervolg na zorg binnen acute GGZ
• Tussen GGZ‐aanbieders doorverwijzen

De huisarts heeft hierin dus geen rol, behalve dat u deze (met toestemming van de patiënt) bericht over het feit dat u doorverwijst. Uiteraard houdt u de huisarts (met toestemming van de patiënt) op de hoogte van de voortgang van de behandeling.

Gebruik voor de doorverwijzing de initiële verwijsbrief en voeg een toelichting toe (met toestemming van de patiënt!) waarom u doorverwijst.

Beperkte verwijsbrief bij controle door verzekeraar
Een zorgverzekeraar kan bij een formele controle nagaan of het tarief dat door een zorgaanbieder voor een prestatie in rekening is gebracht, een prestatie betreft die tot het verzekerde pakket van die persoon behoort. In dat kader kan de zorgverzekeraar overgaan tot een materiële controle en een of meer verwijsbrieven bij u opvragen. Bij materiële controle mag dit alleen een ‘beperkte verwijsbrief’ zijn, met de volgende gegevens:

• naam en polisnummer van de patiënt;
• type behandelaar waarnaar wordt verwezen;
• naam, functie en agb-code van de verwijzer;
• handtekening van de verwijzer;
• datum van de verwijzing.

Dit staat vermeld in het ‘Juridisch kader opvragen verwijsbrieven en behandelplannen’ van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vanwege uw beroepsgeheim moet u als ggz-professional de medische gegevens over uw patiënten bij een formele controle door een zorgverzekeraar verwijderen, omdat u anders de privacy van de patiënt zou schenden!

Is de NHG Richtlijn nog actueel?
Ja, deze is nog geldig, maar we hebben van de NHG begrepen dat er gewerkt wordt aan een nieuwe versie die gepland staat voor dit najaar.

Mag een waarnemend huisarts verwijzen zonder persoonlijke agb-code?
Ja, dat mag. We hebben dit gecheckt bij de NHG. Als de waarnemend huisarts op de verwijzing de agb-code van de praktijk vermeldt, dan volstaat dit.

Mag de poh ggz of de assistent zelfstandig de verwijsbrief ondertekenen, zonder dat uit de brief blijkt dat de huisarts op de hoogte is?
De verantwoordelijke voor een verwijzing vanuit de huisartspraktijk is altijd de huisarts van de patiënt. De POH mag de verwijsbrief opstellen, de huisarts autoriseert die verwijzing. Op de verwijsbrief (het verwijsbericht) is de huisarts de verantwoordelijke voor de verwijzing, de POH dan logischerwijs vaak de opsteller/contactpersoon. Retourberichten worden altijd gericht aan de huisarts, maar voor tussentijds contact is het dan voor de andere kant handig om te weten dat de POH daarvoor beschikbaar is.

Het komt natuurlijk ook voor dat huisarts en POH dusdanig op elkaar zijn ingespeeld dat de autorisatieslag alleen maar een formaliteit is. De POH gaat dan zelf over de beslissing om te verwijzen en het bericht op te stellen. Om onduidelijkheid hierover te voorkomen bij de POH en bij de huisarts adviseert de NHG huisartsen om deze afspraak op papier vast te leggen in de werkafspraken. Het lijkt ook wel te horen bij good practice dat de huisarts aan het eind van een werkdag even naloopt welke patiënten zijn verwezen door zijn POH’s.

Als de poh ggz tekent in opdracht, kan de behandelaar er dan vanuit gaan dat de huisarts op de hoogte is?
De ggz-behandelaar kan erop vertrouwen dat de POH en huisarts er samen verantwoordelijk voor zijn dat de patiënt wordt verwezen. De behandelaar mag ervan uitgaan dat de huisarts op de hoogte is van de verwijzing, uitzonderingen zoals bij vakantie of waarneming uitgezonderd. Het kan niet zo zijn dat de huisarts verwijst naar de verantwoordelijkheid van de POH: de huisarts blijft zelf verantwoordelijk.

Is een handtekening van de verwijzer verplicht op de verwijsbrief?
Een stempel of een handtekening op de verwijzing duidt nog op een papieren brief. Dat is echter een uitzondering aan het worden; de meeste verwijzingen verlopen immers digitaal (via Zorgdomein). Het uitgangspunt is dat een verwijzer identificeerbaar is. Dat is het geval in Zorgdomein. In geval van een papieren verwijsbrief (en met inachtneming van bovenstaande) moet de praktijkstempel voldoen.

In het rijtje vereisten aan de formele verwijsbrief (bij materiële controle) staat de handtekening (nog) wel vermeld. Hiermee wordt bedoeld dat de verwijzer identificeerbaar is.

Wat wordt bedoeld met ‘afwijkend van de verwijzer’?
Als er een contactpersoon wordt vermeld die een andere persoon is dan de verwijzer, dan dient van die contactpersoon de naam, het specialisme en het telefoonnummer vermeld te worden.

Wat wordt bedoeld met een heraanmelding?
Een heraanmelding betreft een patiënt die u al eerder in behandeling heeft gehad en die bij u terugkomt. Het gaat dus niet om een patiënt die al wel eerder in behandeling was in de ggz, maar niet bij u. De regels voor heraanmeldingen vindt u hier.

Mag ik de initiële verwijsbrief van de huisarts gebruiken voor de doorverwijzing?
Ja, dat mag. De verwijsbrief betreft de eerste verwijzing. U verwijst vervolgens door, mede op basis van de initiële verwijzing die toegang gaf tot de verzekerde ggz.

Mag een gb-ggz behandelaar doorverwijzen naar een andere gb-ggz behandelaar?
Ja, dat mag. Dit staat vermeld onder punt 6 op pagina 1 van de verwijsafspraken ggz: ‘tussen ggz-aanbieders doorverwijzen’. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u geen emdr biedt en een andere behandelaar in de gb-ggz wel. Overigens kan de patiënt ook zonder dat u daar een rol bij speelt, na de behandeling bij u in behandeling gaan bij een andere behandelaar. Dat wordt niet gezien als een heraanmelding, want dat betreft altijd dezelfde patiënt die terugkeert bij dezelfde behandelaar. Het is tussen de patiënt en de verzekeraar of deze nieuwe behandeling vergoed wordt. Er moet in ieder geval een geldige verwijzing aan ten grondslag liggen.